Laatst bijgewerkt: 19 oktober 2026
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
Deze algemene voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen en overeenkomsten met betrekking tot het gebruik van Roos.chat.
Roos.chat is een digitale binnendienst voor de installatiebranche. De dienst omvat intake (chat, sms, spraak en telefoon via het 085-nummer van de Gebruiker), een offerte op basis van úw tarieven, uw goedkeuring (of automatische goedkeuring die u zelf aanzet), planning, betaling, nazorg na oplevering en Vraag Roos op de werkbon (artikel 5f). Welke vakken u aanbiedt, zet u zelf in de app.
Roos gebruikt AI om te begrijpen wat u of de eindklant zegt of typt (velden vullen: naam, adres, type installatie, wensen). Bedragen op de offerte — prijs, btw, subsidie, termijnen en administratiekosten — komen uit uw tarieven en een vaste berekening, niet uit het taalmodel.
Aan de telefoon neemt Roos op als digitale assistent namens de Gebruiker en meldt dat meteen aan de beller. Gesprekken lopen via het openbare telefoonnetwerk, onze telefoniedienstverlener en een spraakdienstverlener (waaronder verwerking buiten de EER met passende waarborgen). Zoals bij elk gewoon telefoongesprek is de verbinding niet end-to-end versleuteld. Telefonie is een inspanningsverplichting: wij spannen ons in om de lijn beschikbaar te houden, maar garanderen geen (ononderbroken) beschikbaarheid. Bij een storing kan de lijn tijdelijk uitvallen; de vaste maatregel is dan de storingsopvang: de beller hoort één vaste boodschap, zonder keuzemenu en zonder doorverbinden (er is geen spoednummer). Daarna kan de beller een sms met een link krijgen om zijn vraag achter te laten; die sms gaat alleen naar het mobiele nummer (06) waarmee hij belt of naar een mobiel nummer dat hij zelf intoetst. Ook dan wordt het gesprek niet opgenomen. Telefonie valt buiten de beschikbaarheidsnorm en servicekorting van artikel 8c. Voor redelijke grenzen (gespreksduur, stilte, aantal gesprekken per beller, minutenrichtlijn per pakket) geldt de Acceptable Use Policy. Bij overschrijding van het pakketbudget stelt InReps een upgrade voor; er volgt nooit een onverwachte extra factuur zonder akkoord van de Gebruiker.
Bij de Dienst horen automatische controles en serviceberichten aan de Gebruiker, in de app en per e-mail. Zo controleert Roos dagelijks of het webadres voor aanvragen van de Gebruiker (bijvoorbeeld jouwsite.nl/aanvraag) goed naar zijn Roos-pagina doorverwijst, en meldt Roos het als dat niet werkt. Ook bevestigingen, herinneringen (onder meer over de proefmaand of een verlopen certificaat) en berichten over bestellingen zijn serviceberichten. Het zijn geen reclameberichten.
3.1 Automatische functies. Automatisch klaarzetten of goedkeuren van wat Roos voorbereidt (zoals offertes) en automatisch inplannen bestaan alleen als de Gebruiker ze zelf actief inschakelt in de app. Ze staan standaard uit. Ook als een automatische functie aan staat, blijft de Gebruiker eindverantwoordelijk voor alle output van Roos en voor de beslissingen die daaruit volgen. De Gebruiker kan een automatische functie op elk moment uitzetten. InReps legt het moment van in- en uitschakelen vast en bevestigt dat per e-mail aan de Gebruiker.
De Gebruiker mag de dienst alleen gebruiken voor legitieme zakelijke doeleinden binnen de installatiebranche. Misbruik is niet toegestaan. De Gebruiker is gebonden aan de Acceptable Use Policy.
Twee lagen, niet door elkaar:
Een offerte is dus geen “AI-tekst met een bedrag erin”. Het is uw catalogus, uitgerekend, nadat de velden gevuld zijn. U blijft eindverantwoordelijk. Concreet:
InReps is niet aansprakelijk voor schade uit een gemiste intake-interpretatie of uit door u (automatisch) goedgekeurde offertes, tenzij sprake is van opzet of grove schuld onzerzijds.
Roos.chat plant montage, schouw en onderhoud op basis van de agenda, werkdagen, levertijden en de inzet-uitzonderingen (merken, leerling, soorten rit) die u aanlevert. Een ingeplande datum is geen garantie dat u of de eindklant op dat moment aanwezig kunt of wilt zijn.
Roos kan de Eindklant wijzen op een mogelijke subsidie (bijvoorbeeld de Investeringssubsidie duurzame energie en energiebesparing via RVO). In klantteksten gebruikt Roos geen afkorting; alleen de offerteregel heet «Indicatie subsidies (ISDE)». Noemt Roos in een bericht of aan de telefoon een subsidiebedrag uit de regelingen-data van het platform, dan altijd met de datum van de laatste controle in gewone taal en met de raad het zelf op rvo.nl na te kijken. Is er geen actuele controle, dan noemt Roos geen bedrag en verwijst naar rvo.nl. Een indicatief bedrag op de offerte komt uit de regelingen-data of uit een door u ingestelde tabel. Elk genoemd bedrag is een indicatie, geen toezegging van InReps, van Roos of van RVO.
Op een kostenoverzicht vóór schouw staan geen subsidiebedragen, tenzij de actuele regelingen-data dat anders voorschrijven. Ná de schouw kan op offertes voor warmtepompen (en waar van toepassing ventilatie met isolatievoorwaarde) een indicatief bedrag staan uit die data of uit een door u ingestelde tabel. Voor ventilatie kan een eenmalig bedrag gelden, alleen in combinatie met een isolatiemaatregel (RVO). Roos zet dat bedrag niet van de factuur af en beoordeelt geen recht. De Eindklant vraagt zelf aan.
De Gebruiker is zelf verantwoordelijk dat hij het werk dat hij via de Dienst aanbiedt of laat uitvoeren wettelijk mag uitvoeren, inclusief de daarvoor vereiste certificering, diploma’s en erkenningen (onder meer Gasketelwet/CO, F-gassen, NEN 1010 — wat van toepassing is). InReps controleert geen register en beoordeelt niet of de Gebruiker bevoegd is.
InReps is niet aansprakelijk voor schade doordat de Gebruiker werk aanbiedt of uitvoert waarvoor hij niet bevoegd is, of doordat hij automatische goedkeuring heeft aangezet, tenzij sprake is van opzet of grove schuld onzerzijds.
Op aanschaf en montage van een thuisbatterij geldt 21% btw. Het 0%-tarief voor zonnepanelen op een woning geldt daar niet voor. Of de Eindklant btw kan terugvragen (handel in stroom, EMS, dynamisch contract, geen KOR) is een zaak tussen Eindklant en Belastingdienst. Roos zet geen 0% en geen teruggave op de offerte.
InReps is niet aansprakelijk voor fiscale gevolgen, terugverdientijd of schade door plaatsing of brand, tenzij sprake is van opzet of grove schuld onzerzijds.
Op panelen, omvormer, montagemateriaal, kabels, optimizers en aanpassing van de meterkast geldt 0% btw op of bij een woning (Belastingdienst). Hele groepenkast, dakversteviging, slimme meter, PVT en een thuisbatterij: 21%. Een bedrijfspand zonder woonfunctie: 21% op de hele set. De Gebruiker vinkt dat aan; Roos zet 0% niet op niet-woning of op een accu.
InReps is niet partij bij de installatieovereenkomst en niet aansprakelijk voor fiscale gevolgen, constructie, asbest of schade door plaatsing, tenzij sprake is van opzet of grove schuld onzerzijds.
Vraag Roos toont op de werkbon stappen en gegevens uit installatiehandleidingen van fabrikanten. Antwoorden zijn ondersteunend. De Gebruiker (monteur) controleert ze vóór toepassing en blijft verantwoordelijk voor de uitvoering. Staat iets niet in de handleiding, dan geeft Roos geen waarde. Stappen over gas, koudemiddel of elektra zijn veiligheidskritisch: een monteur mag ze alleen toepassen na eigen controle; correcties daarop gaan altijd langs een beheerder van InReps voordat ze in de gedeelde bibliotheek komen.
InReps is niet aansprakelijk voor schade door toepassing van een antwoord of een (gedeelde) correctie van Vraag Roos, tenzij sprake is van opzet of grove schuld onzerzijds.
Na de oplevering kan Roos namens de Gebruiker vragen van de Eindklant beantwoorden met vaste teksten, die de Gebruiker kan aanpassen. Nazorg staat standaard aan. Die antwoorden zijn vaste, door de Gebruiker aanpasbare teksten en worden zonder controle per bericht verstuurd; de Gebruiker kan nazorg uitzetten. Zelfhulp-tips (zoals druk bijvullen of één keer resetten) krijgt de Eindklant alleen als de Gebruiker die tip zelf heeft aangezet. De Gebruiker ziet vooraf de exacte tekst. Roos geeft nooit tips over gas, elektra of het openmaken van een toestel. Bij gaslucht of direct gevaar stuurt Roos door naar 0800-9009 of 112. Of een tip voor het toestel en de situatie geschikt is, valt onder de verantwoordelijkheid van de Gebruiker. InReps is niet aansprakelijk voor schade door een zelfhulp-handeling die de Gebruiker heeft aangezet, behalve bij opzet of grove schuld van InReps.
De actuele abonnementsprijzen staan op de website en in de bestelomgeving. InReps mag de prijzen eenmaal per kalenderjaar aanpassen, onder meer bij indexatie of hogere kosten van onze toeleveranciers. InReps kondigt een prijswijziging ten minste 30 dagen van tevoren aan. Bij een prijsverhoging kan de Gebruiker tot de ingangsdatum van de nieuwe prijs opzeggen met ingang van die datum. Voor visitekaartjes geldt de prijs op het moment van bestellen (zie hieronder).
Betaalwijze. De eerste betaling (de € 3,00 voor de proefmaand, of de eerste factuur bij een abonnement zonder proefmaand) doet de Gebruiker met iDEAL via Mollie. Daarmee geeft hij InReps een machtiging voor SEPA-incasso. Daarna schrijft InReps de abonnementsfacturen af via SEPA-incasso, na een vooraankondiging van ten minste vijf dagen.
De Gebruiker start Brons, Zilver of Goud met een proefmaand van € 3,00 excl. btw (niet restitueerbaar), één keer per KvK-nummer. In die proefmaand mag hij verkopen. De proefmaand loopt vanaf de startdatum tot dezelfde dag een kalendermaand later. Met de actie Extra proefmaand duurt de proef twee kalendermaanden voor € 3,00 excl. btw (artikel 2a.8). Visitekaartjes mag de Gebruiker op elk moment bestellen, ook in de proefmaand; ze worden afgerekend bij het bestellen en gaan daarna naar de drukker (artikel 2a.9).
Automatische overgang. Zegt de Gebruiker in de proefmaand niet op, dan gaat de proefmaand na afloop automatisch over in het gekozen pakket, met de gekozen betaling per maand of per jaar. Dat gebeurt alleen als hij een pakket heeft gekozen én InReps een geldige machtiging voor automatische incasso heeft (gegeven bij de eerste betaling). De eerste factuur bevat het maand- of jaartarief en, als de Gebruiker ze nog niet los heeft besteld, de eerste 250 visitekaartjes. InReps int die bedragen na een vooraankondiging van ten minste vijf dagen. Na de betaling gaan die visitekaartjes naar de drukker. Zeven en twee dagen vóór het einde van de proefmaand stuurt InReps een bericht met het pakket, het bedrag, de datum en een link naar de stopknop. Opzeggen kan tot en met de laatste dag van de proefmaand, met de stopknop onder Abonnement. Dan volgt geen overgang en geen factuur. De € 3,00 blijft verschuldigd.
Geen pakket of geen machtiging. Heeft de Gebruiker geen pakket gekozen (zoals vaak bij de proefmaand via de aanmelding) of heeft InReps geen geldige machtiging, dan gaat de proefmaand niet stilzwijgend over. InReps vraagt dan in de berichten of hij door wil. Kiest hij niets, dan wordt het account na de proefmaand inactief (inloggen mag, verkopen niet) tot hij zelf een abonnement neemt. De Gebruiker mag in de proefmaand ook al onder Abonnement zijn abonnement vastzetten, met betaling per maand of per jaar (maandtarief of jaarprijs, plus de eerste 250 visitekaartjes als hij die nog niet heeft besteld). De proefmaand blijft dan staan; de maand of het jaar begint daarna.
Een gewoon abonnement ná inactief of zonder nieuwe proefmaand: eerste 250 visitekaartjes (55×85 mm, HVO 300 g, dubbelzijdig, bezorgd per post) plus maand- of jaartarief, meteen verschuldigd. Startbedrag nieuwe klant voor de eerste 250 visitekaartjes (eenmalig, verschuldigd op het moment dat de Gebruiker ze bestelt; dat kan op elk moment, ook tijdens de proefmaand, en verandert niets aan proef of abonnement. Heeft hij ze bij de start van het abonnement nog niet besteld, dan staan ze op de eerste abonnementsfactuur; stopt hij na de proef zonder te bestellen, dan betaalt hij niets voor kaartjes): € 39 excl. btw, inclusief verzending. Premium (matte laminering aan beide kanten) kost € 25 excl. btw extra en staat standaard aan. Zet de Gebruiker het uit, dan betaalt hij € 39. De actuele prijs staat in de app. Prijs visitekaartjes kan wijzigen bij prijswijzigingen van onze drukker. Voor een lopende bestelling geldt de prijs op het moment van bestellen. Nabestellingen rekent de Gebruiker ook af bij het bestellen. Kaartjes die vóór 13 oktober 2026 zijn besteld of al op een abonnementsfactuur staan, worden afgerekend zoals toen afgesproken. Termijnen en jaarbetaling. Na de proefmaand loopt het abonnement per maand: de Gebruiker betaalt per maand, het abonnement wordt telkens met een maand verlengd en is maandelijks opzegbaar. Er is geen jaarcontract. Als optie kan de Gebruiker per jaar vooruitbetalen met korting (Brons € 490, Zilver € 1.190, Goud € 2.190 excl. btw, tegenover twaalf keer het maandbedrag; ongeveer 16% korting). De jaarkorting geldt uitsluitend op het pakket. Bij jaarbetaling betaalt de Gebruiker het hele jaar in één keer vooruit en loopt het abonnement tot het einde van het betaalde jaar. Zegt hij tussentijds op, dan blijft de dienst lopen tot het einde van het betaalde jaar en wordt het betaalde bedrag niet (gedeeltelijk) terugbetaald. Uitzonderingen. InReps betaalt het deel van het jaarbedrag terug dat hoort bij de volle maanden na de einddatum, als (a) de Gebruiker de overeenkomst ontbindt of opzegt omdat InReps toerekenbaar tekortschiet in de nakoming, (b) InReps de Dienst of het gekozen pakket beëindigt, of (c) InReps de Dienst, de prijs of deze voorwaarden eenzijdig wezenlijk in het nadeel van de Gebruiker wijzigt en de Gebruiker daarom opzegt met ingang van die wijziging. Na het betaalde jaar. Ten minste 30 dagen vóór het einde van het betaalde jaar stuurt InReps een e-mail met de einddatum en de keuze. Er volgt geen stilzwijgende nieuwe jaarbetaling. Kiest de Gebruiker vóór de einddatum zelf in de app opnieuw voor jaarbetaling, dan begint een nieuw betaald jaar tegen de dan geldende jaarprijs. Kiest hij niets, dan loopt het abonnement vanaf de einddatum maandelijks door tegen het dan geldende maandbedrag, maandelijks opzegbaar. Wil hij helemaal stoppen, dan zegt hij op vóór de einddatum. Overstappen. Van betaling per maand naar jaarbetaling gaat in zodra de jaarfactuur is betaald. Van jaarbetaling naar betaling per maand gaat in aan het einde van het betaalde jaar. Extra gebruikers en extra lijnen blijven maandelijks. Op abonnementsfacturen van InReps aan de Gebruiker staan geen administratiekosten van € 6,00 (dat is een ander bedrag: de knip op de klantofferte), behalve de doorbelasting van administratiekosten op offertes die de Gebruiker zelf ter plaatse heeft geïnd (zie hieronder).
Drukproef en misdruk. De Gebruiker controleert de proef van zijn visitekaartjes vóór het bestellen. Een fout in gegevens die de Gebruiker heeft aangeleverd of in de proef heeft goedgekeurd (zoals een verkeerd telefoonnummer, adres of logo), is voor zijn rekening. Nieuwe kaartjes kosten dan de op dat moment geldende prijs. Een drukfout van de drukker (afwijking van de goedgekeurde proef) of een zending die zoekraakt, herstellen wij kosteloos met een nieuwe druk, als de Gebruiker dit binnen 14 dagen na ontvangst (of na de verwachte bezorgdatum) meldt, met een foto als dat kan.
Opzeggen na de eerste maand kan in de app onder Abonnement: bij betaling per maand tot en met de laatste dag van de lopende maand; bij jaarbetaling op elk moment, met als einddatum het einde van het betaalde jaar. Het abonnement stopt aan het einde van die termijn. Tot de einddatum blijft de dienst lopen en blijft de vergoeding verschuldigd. Een opzegging kan tot die einddatum in de app worden ingetrokken.
Extra gebruikers boven het inbegrepen aantal zijn een aparte maandelijkse bijtelling (opzegtermijn zeven dagen). Wisselen van personen is geen opzegging. Extra 085-lijnen (Zilver en Goud, € 12 excl. per lijn per maand) geven elk één gelijktijdig gesprek. Bij bezet krijgt de beller een bericht met de zaakpagina en het verzoek over vijf minuten opnieuw te bellen; InReps belt niet terug. Is de lijn weer vrij en heeft de beller niet gereageerd, dan volgt één bericht. Pauze (één hele kalendermaand per contractjaar) is geen opzegging: het abonnement loopt door tegen dezelfde prijs.
Op elke offerte aan de eindklant staat één regel Administratiekosten van € 6,00 exclusief btw (altijd 21%; € 7,26 inclusief btw) per factuur. Betaalt de eindklant in termijnen, dan krijgt hij per termijn een deelfactuur, en staan de administratiekosten op elke deelfactuur. Betaalt hij in één keer, dan is dat één keer € 6,00; bij drie deelfacturen drie keer. De regel op de offerte toont het aantal facturen en het totaal aan administratiekosten. Bij een gecombineerde offerte voor meerdere vakgebieden met één akkoord gelden ze per gezamenlijke deelfactuur, niet per vakgebied. Bij een onderhoudscontract gelden ze één keer per contractjaar. Op de offerte zelf wordt InReps niet als merk genoemd. Dit is geen commissie van de Gebruiker en geen omzet van de Gebruiker.
Betaalt de eindklant via de betaallink, dan is dit een levering van InReps aan de eindklant. De eindklant ontvangt bij de betaling van elke deelfactuur één PDF met twee bladzijden: blad 1 is de factuur van de Gebruiker voor de installatie; blad 2 is de factuur van InReps voor de administratiekosten. Blad 2 is geen extra betaling — het bedrag zat al in het iDEAL-totaal. Int de Gebruiker een deelfactuur ter plaatse (contant, pin of anderszins), dan zijn de administratiekosten voor die factuur door de Gebruiker verschuldigd aan InReps. InReps voegt ze toe aan de eerstvolgende abonnementsfactuur van de Gebruiker (21% btw, B2B). Tijdens een proefmaand zonder maandelijkse incasso blijven ze openstaan tot de eerste abonnementsfactuur of tot afrekening bij einde van de proefmaand.
Klantbetalingen via iDEAL lopen via Mollie Connect op het eigen Mollie-account van de Gebruiker: het volledige bedrag komt op dat account en de Gebruiker is de verkoper van de installatie. Mollie brengt de transactiekosten (bijvoorbeeld ongeveer € 0,32 per iDEAL-betaling, volgens het tarief van Mollie) rechtstreeks bij de Gebruiker in rekening en verrekent ze met diens saldo. Bij de betaling van elke deelfactuur houdt Mollie de administratiekosten voor die factuur (€ 6,00 excl. btw, € 7,26 incl. btw) in als application fee / vergoeding voor InReps. InReps is geen betaaldienstverlener: InReps ontvangt en bewaart geen klantgeld; het geld landt bij de Gebruiker. InReps levert aan de Eindklant het administratief management (offerte, betaling, monitoring, facturering) waar de administratiekosten voor staan. Betaalt de Gebruiker een klant (deels) terug, of boekt de bank een betaling terug (chargeback), dan gaat dat van het saldo van de Gebruiker af; de administratiekosten worden daarbij niet terugbetaald aan de Gebruiker. Herroept een consument-Eindklant wettelijk, dan geldt tegenover die consument de wettelijke terugbetalingsplicht inclusief alle al betaalde administratiekosten; de verrekening tussen Gebruiker en InReps regelen partijen apart.
Uw eindklanten zijn en blijven uw klanten. InReps is geen marktplaats en geen concurrent in installatiewerk. Deze paragraaf is de verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG. Door akkoord te gaan met deze voorwaarden gaat de Gebruiker daarmee akkoord.
De Gebruiker is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn eindklanten. InReps is verwerker en verwerkt die gegevens alleen in opdracht van de Gebruiker, voor de dienst: intake, offerte, overeenkomst, planning, betaling, klantkaart en omzetoverzicht in de app van de Gebruiker. InReps neemt geen eigen beslissingen over eindklanten. Bedragen op de offerte komen uit de tarieven van de Gebruiker, niet uit het taalmodel.
Uitzondering: voor de administratiekosten (artikel 6) levert InReps zelf aan de Eindklant en factureert InReps zelf (blad 2). Voor de gegevens op die factuur (naam, adres, bedrag, datum en klusnummer) is InReps zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, vanwege die eigen levering en de fiscale bewaarplicht. InReps bewaart die factuur 7 jaar volledig (inclusief naam en adres van de Eindklant), ook als de Gebruiker de klus wist of de overeenkomst eindigt, en gebruikt die gegevens alleen daarvoor.
Het gaat onder meer om naam, adres, 06, e-mail, klusgegevens, foto’s van de installatiesituatie, uitgeschreven spraak (geen bewaarde audio) en offerte-, order- en betaalinformatie. De Gebruiker garandeert dat hij een geldige grondslag heeft jegens zijn eindklanten.
Wij gebruiken het klantbestand niet om zelf installaties aan te bieden, verstrekken het niet aan andere installateurs of andere gebruikers van het platform, en verkopen of verhuren het niet. Wij benaderen uw eindklanten niet voor eigen acquisitie van installatiewerk. Contact namens u (intake, offerte, betaling, planning) en de aparte factuur voor administratiekosten bij betaling via de betaallink vallen daar niet onder. Eindklantgegevens gebruiken wij niet om het platform of het taalmodel te trainen of te verbeteren.
7.1 Instructies. InReps verwerkt de persoonsgegevens alleen op schriftelijke instructie van de Gebruiker. Die instructies staan in dit artikel en in de instellingen die de Gebruiker in de app kiest (zoals een koppeling die hij zelf aanzet). Dat geldt ook voor doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Verplicht een wettelijke regel InReps tot een andere verwerking, dan meldt InReps dat vooraf aan de Gebruiker, tenzij die regel dat verbiedt. Vindt InReps dat een instructie in strijd is met de AVG of andere privacyregels, dan meldt InReps dat direct aan de Gebruiker.
7.2 Wie, wat en hoe lang. Betrokkenen zijn de eindklanten van de Gebruiker en mensen die het 085-nummer van de Gebruiker bellen of via zijn pagina’s, chat, sms of e-mail contact opnemen. Het doel is het leveren van de Dienst zoals hierboven beschreven. De verwerking duurt zolang de overeenkomst loopt, plus de wistermijn van 30 dagen hieronder.
7.3 Subverwerkers. InReps mag subverwerkers inschakelen die strikt nodig zijn voor de dienst (onder meer hosting, netwerk- en beveiligingsdiensten voor webverkeer, telefonie en spraak, taalverwerking, betalingen, e-mail en sms). De Gebruiker geeft daarvoor algemene toestemming. InReps houdt een actuele lijst van subverwerkers bij (naam, dienst, locatie, doorgiftegrondslag), die de Gebruiker in de app kan inzien of op verzoek ontvangt. InReps legt elke subverwerker schriftelijk ten minste dezelfde verplichtingen op als in dit artikel 7 en blijft tegenover de Gebruiker aansprakelijk voor de nakoming door die subverwerker. Doorgifte buiten de EER gebeurt alleen met een passende waarborg (zoals een adequaatheidsbesluit of de EU-standaardcontractbepalingen).
7.4 Nieuwe subverwerker en bezwaar. Een nieuwe of vervangende subverwerker meldt InReps ten minste 30 dagen vooraf per e-mail en in de app, met naam, dienst, locatie en doorgiftegrondslag. Is het in een noodgeval (zoals een storing of beveiligingsincident bij een bestaande subverwerker) niet mogelijk die termijn aan te houden, dan meldt InReps het zo snel mogelijk en geldt de bezwaartermijn vanaf die melding. De Gebruiker kan binnen 14 dagen na de melding gemotiveerd bezwaar maken per e-mail aan legal@inreps.nl. InReps zoekt dan met de Gebruiker naar een oplossing, bijvoorbeeld door die subverwerker niet voor zijn gegevens in te zetten. Lukt dat niet, dan mag de Gebruiker de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe subverwerker ingaat; vooruitbetaald abonnementsgeld voor de hele maanden daarna betaalt InReps terug. Maakt de Gebruiker geen bezwaar binnen de termijn, dan geldt de wijziging als aanvaard.
InReps treft passende technische en organisatorische maatregelen. Personen die toegang hebben, zijn tot geheimhouding verplicht. Een inbreuk in verband met persoonsgegevens meldt InReps zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen 48 uur nadat InReps ervan kennis heeft, aan de Gebruiker, met de informatie die de Gebruiker nodig heeft om te beoordelen of hij de AP of eindklanten moet informeren. De Gebruiker beslist daarover; hij is verwerkingsverantwoordelijke.
Rechten van eindklanten (inzage, correctie, wissing, overdraagbaarheid) lopen via de Gebruiker. In de app kan de zaak een dossier exporteren en persoonsgegevens wissen; wettelijk te bewaren bedragen (doorgaans zeven jaar) blijven staan. InReps helpt de Gebruiker daarbij voor zover de app dat niet zelf kan.
Bewaren. Klantgegevens in de app bewaart InReps namens de Gebruiker zolang zijn account bestaat. De uitgeschreven tekst van spraaknotities hoort bij het klusdossier; audio van spraaknotities en gesprekken bewaren wij niet. De Gebruiker kan klanten, facturen en klusdossiers in de app inzien, exporteren (onder meer als CSV) en een klus zelf van persoonsgegevens wissen, ook bij opzegging. Na einde van de overeenkomst werken wij uw eindklanten niet verder af namens u. Persoonsgegevens van eindklanten (inclusief uitgeschreven spraaknotities en gespreksgegevens die bij het klusdossier horen) wissen of anonimiseren wij binnen 30 dagen na einde van de overeenkomst, behalve wat InReps of de Gebruiker wettelijk moet bewaren (onder meer facturen, doorgaans zeven jaar). Kopieën in back-ups verlopen binnen maximaal 12 maanden en worden alleen gebruikt om de dienst te herstellen. Zie ook de Privacyverklaring.
7.5 Bijstand. InReps helpt de Gebruiker, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover InReps beschikt: (a) bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (zie hierboven); (b) bij de beveiliging van de verwerking; (c) bij het melden van een inbreuk aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen; en (d) bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens. Bijstand die verder gaat dan wat de app zelf biedt en meer dan beperkte tijd kost, mag InReps tegen een vooraf opgegeven redelijk tarief rekenen, behalve als de bijstand nodig is door een tekortkoming van InReps.
7.6 Informatie en audit. InReps stelt alle informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat dit artikel wordt nagekomen, zoals een beschrijving van de beveiligingsmaatregelen en de subverwerkerslijst. De Gebruiker mag de naleving laten controleren door een audit of inspectie door hemzelf of door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht, ten hoogste eenmaal per jaar (en daarnaast na een inbreuk), met een aankondiging van ten minste 14 dagen en zonder onnodige verstoring van de dienst. De kosten van de audit zijn voor de Gebruiker, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van InReps aantoont.
7.7 Einde: teruggeven of wissen. Vóór en tot 30 dagen na het einde van de overeenkomst kiest de Gebruiker zelf: hij downloadt zijn gegevens via de export in de app (teruggeven), en/of hij laat ze wissen. Daarna wist InReps ze zoals hierboven beschreven, behalve wat InReps wettelijk moet bewaren. Op verzoek bevestigt InReps het wissen schriftelijk.
7.8 Rangorde. Bij strijd tussen dit artikel 7 en andere bepalingen van deze voorwaarden of de Proefvoorwaarden gaat dit artikel 7 voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
Alle intellectuele eigendomsrechten op het platform en de software berusten bij InReps of haar licentiegevers. roos.chat en Roos (naam en afbeelding) zijn merken van InReps BV. De Gebruiker gebruikt ze alleen zoals InReps toestaat en registreert geen gelijkende namen, merken of domeinnamen.
8a.1 Inspanningsverplichting. Alle diensten van InReps — waaronder het platform, telefonie, AI-begrijpen, Vraag Roos / handleidingenstappen, nazorg, planning en subsidie-indicaties — zijn inspanningsverplichtingen, geen resultaatsverplichtingen. Subsidiebedragen zijn indicatief en gaan gepaard met de datum van de laatste controle; zij zijn geen toezegging.
De Gebruiker uploadt of plaatst inhoud (onder meer foto’s, logo’s, video’s, teksten op de zaakpagina en handleidingen). Die inhoud blijft van de Gebruiker of de rechthebbende. InReps host die inhoud in opdracht van de Gebruiker.
InReps streeft naar een beschikbaarheid van het webplatform (app en zaakpagina’s) van 99% per kalendermaand. Dat is een streefwaarde, geen garantie. Buiten de berekening blijven: gepland of aangekondigd onderhoud; storingen bij onze toeleveranciers (hosting- en communicatiediensten, telefonie- en spraakdienstverleners, onze betaaldienstverlener, e-mail- en sms-dienstverleners, internet of telecom); en overmacht (artikel 8d). Telefonie valt buiten deze norm (artikel 3): daarvoor geldt geen beschikbaarheidspercentage en geen servicekorting. Bij een telefoniestoring geldt de storingsopvang uit artikel 3 (één vaste boodschap zonder keuzemenu of doorverbinden, eventueel een sms met een link; het gesprek wordt niet opgenomen).
Wordt de streefwaarde voor het webplatform in een kalendermaand niet gehaald, dan is de enige en exclusieve vergoeding een servicekorting op het maandabonnement van die maand: 5% van het maandbedrag (excl. btw) per volle procentpunt onder 99%, met een maximum van 15% van één maandbedrag. De Gebruiker vraagt de korting binnen 30 dagen na afloop van de betreffende maand schriftelijk aan. Andere schade wegens (on)beschikbaarheid van het platform is uitgesloten, behoudens artikel 8a.7.
InReps spant zich in voor dagelijkse back-ups en voor herstel na een incident, zonder een hersteltijd (RTO/RPO) te garanderen.
InReps meldt gepland onderhoud dat de dienst merkbaar onderbreekt vooraf aan de Gebruiker, waar mogelijk ten minste 2 werkdagen van tevoren, via e-mail of in de app. Bij onaangekondigd onderhoud of storingen bij toeleveranciers informeert InReps de Gebruiker zo snel als redelijkerwijs mogelijk.
InReps is niet aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht. Onder overmacht valt ook een storing of uitval bij een toeleverancier waarop InReps redelijkerwijs geen invloed heeft, zoals xAI (spraak en taal), Voys (telefonie), Mollie (betalingen) en Hetzner (hosting), en bij andere hosting-, e-mail-, sms-, internet- of telecomdiensten. InReps spant zich in om de gevolgen te beperken en meldt een langere storing in de app of per e-mail. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mag iedere partij de overeenkomst voor het getroffen deel opzeggen, zonder schadevergoeding. Wat al verschuldigd is, blijft verschuldigd.
InReps kan deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging die voor de Gebruiker wezenlijk nadelig is, kondigt InReps ten minste 30 dagen vóór de ingangsdatum per e-mail en in de app aan. Wil de Gebruiker zo’n wijziging niet aanvaarden, dan kan hij de overeenkomst tot de ingangsdatum opzeggen tegen die datum. Andere wijzigingen, zoals verduidelijkingen of aanpassingen die een nieuwe wet vereist, gelden vanaf de aangekondigde datum. Voor prijswijzigingen geldt alleen artikel 6. De geldende versie staat met datum op deze pagina.
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam.