Laatst bijgewerkt: 14 oktober 2026
InReps B.V., gevestigd aan de Haarlemmer Houttuinen 9b, 1013 GL Amsterdam (KvK 42102395, btw-id NL869738975B01), biedt onder de handelsnaam Roos.chat het platform Roos.chat aan: een digitale binnendienst voor de installatiebranche. Voor gegevens van de installateur (account, factuur aan de zaak) is InReps verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens van eindklanten van de installateur is InReps verwerker; de installateur is verwerkingsverantwoordelijke. Voor bellers naar het eigen nummer van Roos.chat is InReps zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dat geldt ook voor de factuur die InReps zelf aan een eindklant stuurt voor de administratiekosten. De verwerkersafspraak staat in artikel 7 van de Algemene Voorwaarden.
Wij verwerken persoonsgegevens in vier hoedanigheden:
A. Gegevens van de Gebruiker (installateur)
• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres
• Gebruiksgegevens van het platform
• Bestel- en bezorggegevens voor visitekaartjes (bedrijfsnaam, naam, adres, 085-nummer, logo)
• Bewijs van akkoord met de voorwaarden: tijdstip, versie van de voorwaarden, ip-adres en type browser bij bestellen of aanmelden
• Serviceberichten: uitkomsten van automatische controles (zoals de dagelijkse controle of uw webadres voor aanvragen goed doorverwijst) en de meldingen daarover in de app en per e-mail
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met de installateur (art. 6 lid 1 sub b AVG), onze wettelijke plicht om facturen en administratie te bewaren (sub c), en ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging, het voorkomen van misbruik, serviceberichten en het kunnen aantonen dat u met de voorwaarden akkoord ging (sub f). Een foto, quote of filmpje van u gebruiken wij op onze website of socials alleen met uw aparte toestemming via een vinkje dat niet vooraf is aangevinkt (art. 6 lid 1 sub a AVG). U kunt die toestemming altijd intrekken via «Zeg het tegen Roos» of legal@inreps.nl; dan halen wij het binnen 14 dagen weg.
Quotes van installateurs. Geeft u in de app een reactie op Roos en vinkt u apart aan dat InReps die mag gebruiken, dan plaatsen wij die quote met uw voornaam en bedrijfsnaam op roos.chat en op onze socials. Grondslag: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). U kunt die altijd intrekken via ‘Zeg het tegen Roos’ in de app of via legal@inreps.nl; wij halen de quote dan binnen 14 dagen weg. Intrekken geldt niet met terugwerkende kracht. Reacties zonder vinkje gebruiken wij alleen intern om Roos beter te maken.
B. Gegevens van eindklanten van de Gebruiker
Wanneer een installateur (Gebruiker) Roos.chat gebruikt, verwerken wij ook persoonsgegevens van zijn klanten (eindklanten), zoals:
Aan de telefoon en in de chat stelt Roos zich voor als digitale assistent van de zaak. Roos is een AI-systeem, geen mens.
C. Bellers naar het nummer van Roos.chat (receptie)
Belt u ons eigen nummer, dan neemt Roos op, onze digitale assistent. Wij zijn dan verwerkingsverantwoordelijke. Het gesprek wordt niet opgenomen (ook niet bij een storing; dan hoort u een vaste boodschap) en wij bewaren geen transcript. Wij leggen alleen vast: het soort gesprek (bijvoorbeeld vraag of interesse), een korte samenvatting zonder namen, de duur en uw nummer in afgeschermde vorm. Vraagt u om een sms met een link, dan gebruiken wij uw 06-nummer daarvoor. Geeft u zelf een telefoonnummer, e-mailadres of bedrijfsnaam omdat u wilt dat wij contact opnemen, dan gebruiken wij die alleen daarvoor. Roos verkoopt niets op deze lijn en belt nooit terug. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om bellers te woord te staan en verzoeken op te volgen (art. 6 lid 1 sub f AVG), en — als u zelf gegevens geeft voor contact — het nemen van stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
D. Eindklanten die administratiekosten betalen
Op elke factuur van de installateur (bij betalen in termijnen: elke deelfactuur) staan administratiekosten voor het administratief management door InReps; bij een onderhoudscontract één keer per contractjaar. Betaalt u die via de betaallink, dan stuurt InReps u daarvoor zelf een factuur (blad 2 van de factuur-PDF). Voor die factuurgegevens (naam, adres, bedrag, datum, klusnummer) is InReps verwerkingsverantwoordelijke. Grondslag: de uitvoering van die levering (art. 6 lid 1 sub b AVG) en de fiscale bewaarplicht (sub c). Bewaartermijn: 7 jaar, volledig (inclusief naam en adres), ook als de installateur de klus wist of zijn overeenkomst met ons eindigt. Wij gebruiken deze gegevens niet voor iets anders.
Doel van de verwerking: Het uitvoeren van de dienst (offerte opstellen, planning, communicatie, betaling, nazorg). Voor gegevens van de Gebruiker daarnaast: het account, facturen aan de zaak, het bestellen en bezorgen van visitekaartjes, en serviceberichten over de werking van de dienst (geen reclame). Voor receptiebellers: te woord staan en serieuze zakelijke verzoeken opvolgen. Gegevens van eindklanten gebruiken wij niet om het platform of het taalmodel te trainen of te verbeteren.
• De installateur (Gebruiker) is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn eigen eindklanten.
• InReps is verwerker voor die eindklantgegevens en handelt uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van de installateur.
• InReps is verwerkingsverantwoordelijke voor accounts van installateurs, eigen facturen, en bellers naar het eigen nummer van Roos.chat.
• De installateur garandeert dat hij een geldige rechtsgrond heeft jegens zijn eindklanten en informeert hen (art. 13 AVG). InReps kan daarbij helpen met een modeltekst of link, maar de plicht blijft bij de installateur.
Geautomatiseerde besluiten: InReps neemt geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden (art. 22 AVG). Een offerte wordt berekend uit de tarieven van de installateur; de installateur keurt die goed, of heeft zelf automatische goedkeuring aangezet en blijft daarvoor verantwoordelijk.
Wij delen persoonsgegevens alleen met strikt noodzakelijke partijen die ons helpen bij het leveren van de dienst. Het gaat om de volgende categorieën van ontvangers:
Deze partijen verwerken de gegevens uitsluitend in onze opdracht (of, bij de betaaldienstverlener Connect, deels in opdracht van de installateur) en met passende beveiligingsmaatregelen. Een actuele lijst van subverwerkers met namen houdt InReps bij en is voor installateurs op verzoek of via de app beschikbaar. Geen commerciële nieuwsbrieven vanuit Roos.
Roos vraagt niet naar gezondheid of andere bijzondere persoonsgegevens (art. 9 AVG). Vertelt een beller spontaan iets over gezondheid (bijvoorbeeld «mijn moeder ligt aan de zuurstof»), dan verwerken wij dat alleen voor zover nodig om de aanvraag veilig af te handelen (bijvoorbeeld spoed of geen verwarming). Wij leggen geen medisch dossier aan. Zulke informatie nemen wij niet op in marketing of training.
U heeft het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en het intrekken van toestemming. Eindklanten richten zich tot hun installateur (verwerkingsverantwoordelijke). De zaak kan in Roos een dossier exporteren of persoonsgegevens wissen. U kunt ook terecht bij legal@inreps.nl. U mag een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
InReps is verwerker voor eindklantgegevens van de installateur en meldt een inbreuk zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen 48 uur nadat InReps ervan kennis heeft, aan de installateur. De installateur is verwerkingsverantwoordelijke jegens zijn eindklanten en bepaalt of en hoe hij hen en de AP informeert, voor zover de wet dat eist. Voor lekken waarbij InReps zelf verwerkingsverantwoordelijke is (accounts, receptie), geldt de wettelijke meldplicht van InReps.
Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:
InReps B.V.
legal@inreps.nl
Haarlemmer Houttuinen 9b, 1013 GL Amsterdam
KvK 42102395 · btw-id NL869738975B01